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Contrôle fiscal de la comptabilité du bureau (examen de comptabilité)

Vérifié le 14 Dec 2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'examen de comptabilité est un dispositif de contrôle fiscal qui permet à l'administration d'effectuer des opérations de contrôle du bureau, sans se déplacer dans les locaux de l'entreprise à partir de la comptabilité remise par l'entreprise sous forme dématérialisée (fichier des écritures comptables (FEC)). Cette procédure est alternative au contrôle sur pièces et à la vérification de comptabilité (contrôle dans les locaux de l'entreprise)

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Entreprises concernées

Sont concernées toutes les entreprises :

soumises à une obligation de présentation de documents comptables ;
qui tiennent leur comptabilité sous forme dématérialisée ;

relevant de l'impôt sur les sociétés (IS) ;
ou relevant de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA).

Les micro-entrepreneurs en sont dispensés.

À savoir

les contribuables relevant du micro-BIC et du micro-BNC peuvent, sous conditions, remettre un FEC ne comportant pas le détail des écritures comptables des recettes.

Déroulement de la procédure

Le contribuable doit être informé en amont par l'envoi d'un avis d'examen de comptabilité, précisant expressément qu'il peut se faire assister par un conseil de son choix.

Une fois cet avis reçu, l'entreprise dispose de 15 jours pour transmettre à l'administration une copie de son FEC.

Il est préconisé à l'entreprise de générer le FEC à la clôture de chaque exercice.

L'administration fiscale a un délai de 6 mois pour effectuer le contrôle, délai au cours duquel elle échange avec l'entreprise, par écrit ou par oral.

L'administration adresse ensuite à l'entreprise :

une proposition de rectification en cas d'irrégularités ;
ou un avis d'absence de rehaussement.

Conditions du contrôle

Format du fichier des écritures comptables (FEC)

Le fichier doit répondre à un format normé défini à l'article A. 47 AA-1 du livre des procédures fiscales :

nommage du fichier ;
séparation des enregistrements et des zones ;
présence des libellés ;
format des valeurs et des dates, notamment.

Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Pour chacune d'entre elles, 18 à 22 champs d'informations doivent être renseignés, selon le régime d'imposition de l'entreprise.

Garanties

L'entreprise est informée de l'existence de la charte des droits et obligations du contribuable vérifié , disponible en ligne et qui lui permet de connaître ses garanties lors du contrôle.

Elle peut ainsi :

faire appel au supérieur hiérarchique de l'agent chargé du contrôle en cas de désaccord avec le maintien des rectifications envisagées ;
saisir la commission des impôts directs et des taxes sur le chiffre d'affaires afin de lui soumettre le désaccord, en cas d'application de la procédure de rectification contradictoire ;
demander, en cas de redressement, la mise en œuvre de la procédure de régularisation spontanée, dans les 30 jours suivant la réception de la proposition de rectification. Cette procédure permet de corriger les anomalies des déclarations, moyennant le paiement d'un intérêt de retard réduit à 0,30 % par mois, au lieu de 0,40 %.

L'administration ne peut pas procéder à un nouvel examen de comptabilité (ou à une vérification de comptabilité) au titre des mêmes impôts ou taxes pour la même période.

À savoir

avant toute proposition de rectification, si le contribuable demande à régulariser les erreurs, inexactitudes, omissions ou insuffisances dans les déclarations souscrites dans les délais, il est redevable d'un montant égal à 70 % de l'intérêt de retard exigé par l'administration fiscale. Des conditions doivent être remplies.

Sanctions

Si l'entreprise ne respecte pas le délai ou les procédures de transmission du fichier, l’administration informe le contribuable de l'annulation de la procédure d'examen de comptabilité et de l'application de l'amende de 5 000 €.

Par ailleurs, si l'entreprise ne respecte pas son obligation de présenter sa comptabilité par la remise des FEC, l'administration peut procéder à une vérification de comptabilité dans les locaux de l'entreprise.